Как правильно переводить документы для бизнеса?

Перевод технических текстов

Качественное оказание услуг перевода невозможно без привлечения экспертов по сложной технической тематике. Поэтому коллектив сотрудников бюро включает не только штатных переводчиков, но и определенное число сотрудников, работающих по приглашению. Это позволяет в любое время подобрать квалифицированного исполнителя на срочные заказы, а также перевести тексты с технической документацией, например в miromax-translate.ru.  К таким текстам которым относятся:

• проектно-строительная документация, чертежи деталей и механизмов;
• международные и локальные сертификаты стандартизации;
• инструкции и сопроводительные документы к импортному оборудованию;
• прочие технические акты и описания любой сложности.

Юридические документы

Другим не менее важным направлением деятельности бюро являются переводы юридической документации. Сюда входят различные нормативные акты, судебные представления, договора, патенты, уставные соглашения, деловая переписка и другие документы, не терпящие вольностей при переводе

Здесь важно учесть каждую букву, знак препинания, пробел и другие нюансы, которыми отличается юридический профперевод бюро переводов от текста, созданного без знания этих тонкостей

Специалисты бюро, работающие в данном направлении, имеют не только лингвистическое, но и высшее юридическое образование, а также сертификаты, подтверждающие высшую квалификацию переводчика.

Часто оказание услуг перевода необходимо для коммерческой деятельности. Это могут быть договоры между двумя или несколькими фирмами, являющимися резидентами иностранных государств, различные соглашения, контракты и многое другое.

Юридическое направление в работе нашего бюро переводов – чем этот вид услуг отличается от аналогичных? У нас также можно перевести документы не только юридических, но и физических лиц:

• дипломы, аттестаты, свидетельства о получении профобразования;
• сертификаты об окончании курсов и повышении квалификации;
• паспорта и удостоверения личности;
• нотариальные доверенности и письменные расписки.

Кроме того, при необходимости все виды документов для частных лиц заверяются печатью нашего бюро или нотариально, для чего используется нотариальный перевод. Ведь без подобного рода печатей и все перечисленные документы не будут считаться официальными, даже если сам перевод сделан на высшем уровне.

Медицинский перевод

Также мы работаем и с текстами медицинской направленности. Медицинский профперевод бюро переводов охватывает самые разные документы:

• medicalBook;
• статьи зарубежных специалистов;
• научные разработки в медицинской и фармацевтической сфере;
• врачебные заключения, выданные клиниками иностранных государств;
• результаты медицинских обследований и диагностики.

Художественные тексты

Сотрудниками бюро на высочайшем профессиональном уровне выполняются переводы художественных, научных, юридических, технических и любых других текстов, предоставляемых заказчиком. Мы готовы переложить на другой язык произведения художественной литературы, журнальные публикации, сценарии театральных пьес, печатные выступления деятелей культуры и политики.

Значительную нишу в деятельности бюро занимают письменные переводы текстов с сохранением нюансов стилистики и прочих особенностей языка оригинала. Такая работа выполняется сотрудниками, для которых язык первоисточника и язык перевода являются в равной степени родными. Переводчики-стилисты считаются привилегированной кастой коллектива, им создаются особые условия с соответствующей оплатой. При этом носитель языка проверяет не только точность вхождения словоформ, но и читабельность текста. Поэтому лучше доверить такую работу бюро переводов, чем это сделает частник.

В условиях растущей конкуренции на рынке образовательных и лингвистических услуг современное бюро переводов во главу угла ставит повышение качества обслуживания клиентов, профессионализм и индивидуальный подход к каждому заказчику.

В одной статье раскрыть всю сложность работы современных переводчиков и описать бюро переводов – что это, как функционирует и чем отличается от других, невозможно. Здесь важны все мельчайшие составляющие, входящие в понятие грамотного, точно выверенного изложения текста на требуемом языке с учетом необходимой стилистики и тематики.

Вас также может заинтересовать

Виды переводов документов Что такое качественный перевод? Апостиль: что это такое и для чего он нужен

Группы в социальных сетях

• Переводы & Переводчики – общедоступная группа, в которой публикуются заказы на переводы с английского и других языков.
• Переводы и переводчики – закрытая группа в Фейсбуке. Для вступления нужно подавать заявку. Здесь публикуются вакансии с фриланса.
• Я – переводчик – популярная группа во ВКонтакте. В обсуждениях есть тема, где размещаются вакансии, в том числе предложения о работе удаленно.
• Коварный переводчик – ссылка на тему в группе, где публикуются заказы.
• Переводчики – ссылка на тему в одноименной группе ВКонтакте с предложениями по трудоустройству.
• Устройство пистолета , обращене с ним, уход и сбережение

  Вакансии для переводчиков, гидов, стендистов – здесь можно искать заказы на переводы с разных языков (английский, испанский, португальский, немецкий и другие).

Как положить деньги на расчетный счет ИП или ООО — 5 способов

Необходимость пополнить р/с периодически возникает при ведении бизнеса любого типа. Предприниматели и организации могут пополнять расчётный счёт личными средствами или вносить выручку. Сделать это можно наличным и безналичным платежом. ИП как физлицо вправе класть деньги на р/с практически без ограничений и любым способом. В случае с ООО внесение наличных в кассах любой организации, через банкоматы или переводы в режиме онлайн должны иметь обоснование (если поступает не выручка).

С личной карты физического лица

Перед тем как перевести деньги на расчётный счёт с личного банковского счёта, в том числе карточного, принадлежащего физлицу (ИП) или ООО, важно уточнить размеры комиссий и условия обслуживания клиентов. Обычно, если перевод совершается внутри одного банка, операция бесплатна

Пополнить баланс р/с можно в личном кабинете или через приложение банка, в который клиент обращался для открытия расчётного счёта. Например, в «Сбербанк Бизнес Онлайн» операция доступна в разделе «Платежи и переводы».

В форме укажите:

• номер карты;
• наименование ИП;
• номер счёта и ИНН;
• БИК банковской организации.

Также нужно указать назначение платежа в свободной форме (в графе «Комментарий»).

Важно! Если и личный счёт, и расчётный открыты в одном банке, безналичный перевод занимает несколько секунд. Если в разных — до 3 рабочих дней.

Через банкомат

Взнос наличных возможен и через банкоматы. Если у ИП есть платёжная карта, привязанная к расчётному счёту, можно просто вставить её в банкомат, и через опцию «Пополнение» внести наличные.

Нюансы финансовой операции:

• за пополнение счетов через устройства самообслуживания банк удерживает комиссию около 0,1—0,5% от суммы;
• может удерживаться дополнительная комиссия, если банкомат принадлежит не тому банку, где открыта собственная карта и р/с;
• иногда требуются логин и пароль — некоторые банки выдают их для пополнения счетов с помощью банкоматов.

Нужно учитывать назначение платежа — это должно быть именно пополнение личными средствами. Например, для клиентов Сбербанка работает опция «Самоинкассация», но она подразумевает, что сдаётся выручка, поэтому личные средства так вносить не надо.

В отделении банка

Перед тем как перевести на расчётный счёт любую сумму, нужно посетить любое отделение с паспортом и знать реквизиты счёта:

• обратитесь к оператору;
• он проверит паспорт, самостоятельно заполнит реквизиты, сформирует квитанцию;
• кассир примет деньги.

Важно! Если будете использовать вариант пополнения в кассе стороннего банка, с суммы удержат комиссию. Кроме того, средства поступят на р/с в срок до 3 дней.

С помощью платёжных систем

Пополнение с помощью платёжной системы аналогично тому, как можно внести деньги на счёт в кассе банка. Самые популярные — «Юнистрим» и Contact.

Для внесения денежных средств владельцам расчётного счёта нужно:

• обратиться в офис платёжной системы;
• предъявить паспорт;
• продиктовать реквизиты;
• указать сумму и внести наличные.

Если есть корпоративная банковская карта, привязанная к р/с, перевод доступен с сайта платёжной системы в режиме онлайн.

Важно! Во всех случаях платёжная система удержит комиссию.

У партнёра банка

Если у обслуживающего банка есть партнёры, пользоваться их банкоматами и кассами для пополнения расчётных счетов можно с минимальной комиссией или вовсе без неё. Пример — Тинькофф. Он не имеет физических отделений, но его клиенты могут пополнять у партнёров — в Почта Банке, банке Открытие и МКБ — и платить комиссию от 0,15%. Среди партнёров — салоны связи «Связной», «Евросеть» и «МТС», но комиссия здесь высокая — около 2%. Без комиссии внести деньги можно только с собственных банкоматов Тинькофф.

Чтобы правильно пополнить расчётный счёт ИП через партнёров, нужно:

• уточнить в обслуживающем банке, с какими партнёрами он сотрудничает;
• обратиться в кассу с паспортом;
• при себе иметь номер корпоративной карты или номер р/с;
• выбрать назначение платежа «Внесение собственных средств».

При пополнении счёта через партнёрские устройства самообслуживания (платёжные терминалы и банкоматы) паспорт не нужен, но потребуется указать номер корпоративной карты или счёта.

Нужен ли нотариальный перевод документов, используемых в налоговой сфере

Что касается сферы налоговых правоотношений, то НК РФ также устанавливает ряд случаев, когда налогоплательщикам требуется именно нотариальный перевод документов.

Так, нотариального заверения требуют документы, представляемые физлицами – налоговыми резидентами для зачета в России суммы налога, уплаченного в иностранном государстве с полученных там доходов (п. 3 ст. 232 НК РФ). Иными словами, документы, представляемые во избежание двойного налогообложения.

При этом НК РФ прямо не требует от налогоплательщиков и налоговых агентов нотариального свидетельствования первичных и прочих документов, используемых в целях бухгалтерского и налогового учета.

Вместе с тем все расходы в целях расчета налогооблагаемой базы должны быть не только обоснованы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под таковыми понимаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве.

По мнению налоговиков, все такие документы, оформленные на иностранном языке, в обязательном порядке должны сопровождаться исключительно нотариальным переводом, к которому по юридической силе приравнивается перевод, совершенный должностными лицами консульских учреждений РФ (п. 7 ст. 38 «Основ законодательства РФ о нотариате», утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1).

Свою официальную позицию по этому вопросу ФНС России выразила в письме от 14.09.2018 № БС-4-11/17934@. Речь в письме шла непосредственно о необходимости нотариального заверения документов, подтверждающих соблюдение условий для освобождения от НДФЛ доходов, получаемых при ликвидации контролируемых иностранных компаний. При этом ФНС пришла к выводу, что нотариальному заверению подлежат не только эти, но и любые другие первичные документы, оформленные на иностранном языке. 

Для того, чтобы подтверждать расходы, к таким документам во всех случаях должен прилагаться нотариально заверенный перевод на русский язык. Иначе в учете осуществленных расходов компании могут попросту отказать.

Поэтому если организация нотариально не удостоверит перевод подтверждающих документов, в том числе и первичных, она должна быть готова к тому, что у ИФНС могут возникнуть претензии к порядку учета доходов и расходов, и свою правоту налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Бюро переводов – узурпаторы переводческого труда или «санитары леса»?

Среди переводчиков распространено такое мнение, что бюро переводов – это просто посредники между прямым заказчиком и непосредственным исполнителем – переводчиком. Причем, посредники «в плохом смысле» этого слова.

То есть это люди, которые только удлиняют производственный процесс, делают его дороже, а на самом деле никакой пользы от них нет. И можно спокойно исключить их из уравнения, чтобы переводчики зарабатывали больше.

На самом деле, это не совсем так. Да, конечно, бюро переводов – это посредники. Но смысл их существования вовсе не в том, чтобы «обдирать» бедных переводчиков.

Бюро переводов – это своеобразный буфер между заказчиками и исполнителями.

То есть хорошо, если заказчики сами приходят, вовремя все оплачивают. А переводчики вовремя и качественно все переводят. Но так бывает далеко не всегда.

Зачем бюро переводов переводчикам?

Чаще всего заказчиков надо долго и упорно искать.

Если переводчики будут сами этим заниматься, то 80% времени у них будет уходить именно на это. И тогда на сами переводы просто не оставалось бы ни времени, ни сил. Соответственно, зарабатывали бы они в десять раз меньше, чем работая, через бюро переводов.

Кроме того, заказчики не всегда хорошо платят. У нас возникали такие случаи, когда мы сдавали работу, а заказчик не платил. Не потому, что у него были какие-то претензии. Просто не платил и все.

В таких случаях мы оплачивали переводчику работу из своего кармана. Он-то свою работу выполнил, и не заплатить переводчику из-за заказчика нельзя. Потом идет работа с этим самым нерадивым заказчиком.

Ему надо периодически звонить, напоминать об оплате, заново выставлять счета, которые он «потерял». И все это может длиться целый год, прежде, чем мы увидим деньги. А могут и вообще не заплатить.

Бюро переводов избавляет переводчиков и от таких проблем тоже.

Зачем бюро переводов заказчикам?

Следующий момент – это проблема с самими переводчиками. Давно замечено, что прямые заказчики (компании) предпочитают работать тоже с компаниями, а не с частными фрилансерами. Даже если у фрилансера есть ИП, все равно компания чаще обращается в компанию.

Это связано с тем, что фрилансеры – народ очень непостоянный. Сегодня они есть, а завтра они уехали в отпуск, забеременели, сменили номер телефона. А перевод нужен срочно. И искать и проверят нового переводчика – времени нет.

Вот поэтому компании предпочитают бюро переводов. Они знают, что могут туда обратиться в любой момент, и им перевод выполнят. А уж кто конкретно его выполнит – их не волнует.

Ну и, конечно, не будем забывать про то, что часто переводчики работают просто ужасно. Их переводы нельзя сдавать заказчику. Их надо дорабатывать, а иногда и просто переводить заново. Таким образом, бюро переводов еще и защищает заказчиков от некачественных переводов.

Все вместе образует тот самый «буфер», о котором я писал выше. Если бы бюро переводов были не нужны – они давно бы исчезли из «пищевой цепочки».

Но вот еще вопрос. Правда ли, что 90% работы выполняет именно переводчик? Или как на самом деле происходит процесс перевода?

Виды заверения переводов

Существует три основных способа заверения:

• нотариальное;
• проведение процедуры легализации;
• постановка апостиля.

Переведённый, и нотариально заверенный оригинал, необходим для предъявления в России. Если переведённая документация требуется для предоставления органам власти в другой стране, то требуется легализация. При необходимости предоставления таких бумаг за рубежом, потребуется провести легализацию.

Процедура проведения легализации:

• перевод необходимых свидетельств;
• нотариальное заверение;
• регистрация в Минюсте;
• заверение в МИД РФ;
• печать консульства.

Апостиль – это та же легализация, но в упрощённом виде. Документация с апостилем действительна в государствах, признающих Гаагскую конвенцию. Апостилем удостоверяется печати или штампы. Этого бывает достаточно, и такое действие признаётся всеми государствами, признающими конвенцию.

Постановкой апостиля занимаются следующие ведомства:

• регистрационная служба России;
• ЗАГСы;
• органы прокуратуры России;
• министерство науки и высшего образования РФ.

В бюро, осуществляющем нотариальное заверение переведённых бумаг, выполняются переводы:

• водительского удостоверения;
• срочные;
• штампа и печати.

Часто нужно перевести водительские права с нотариальным удостоверением. Россияне не имеют права управлять автомобилем, если их водительское удостоверение выдано не в России. Даже если его перевести, все равно водить машину нельзя.

Водительским удостоверением другого государства могут пользоваться только иностранцы. Если страна проживания иностранца подписала Венскую или Женевскую конвенции дорожного движения, то можно водить автомобиль без перевода. Иностранцам из других стран нужно перевести удостоверение и заверить у нотариуса. Срочно перевести и нотариально заверить любые бумаги можно в тот же день.

Для таких действий потребуется дополнительно привлекать переводчиков. Задание делится между переводчиками, что приводит к быстрому выполнению задания. В зависимости от сложности, цена увеличится на 50 – 70%. Бумаги, которые нужно перевести срочно, должны соответствовать правилам оформления документации.

Каждый оригинал должен иметь печать той организации, которая его выдала. Предъявляя свидетельство за границей, необходимо предоставить также перевод печатей, нотариально заверенный. Это нужно для того, чтобы точно определить организацию, выдавшую его.

Если предъявляется свидетельство одной из республик бывшего СССР, то можно перевести только печать. Содержание свидетельства, как правило, бывает на русском языке. Печати переводятся дешевле других документов. Однако, есть факторы, которые могут повлиять на увеличение цены.

К ним относятся:

• потёртая печать, которую невозможно прочитать полностью;
• переводить нужно всю страницу, даже если все записи сделаны русским языком;
• быстрота выполнения работы.

ТАМОЖЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Перевод таможенных деклараций, как и документов прочих тематик, имеет свои особенности. Таможенные документы имеют четкую графическую структуру и заполнены структурированной цифровой информацией

При подготовке перевода таможенных документов чрезвычайно важно не только выполнить перевод в оговоренный срок, но и правильно передать буквенно-цифровую информацию – номера деклараций, стоимость, объем перемещаемого груза, номенклатуру, условия поставки, вес и прочее. Переводчики и корректоры Бюро переводов самым тщательным образом подготовят перевод Вашего таможенного документа, а также его графическое оформление:

Какие могут быть сложности

Отказ в регистрации. У налоговой есть целый список причин, по которым могут отказать и не сделать нас ИП. Например:

• ошибки в анкетных данных;
• ошибки в сокращениях. Например, «гор.» вместо «г.»;
• подача Р21001 не по месту регистрации;
• отсутствие в заявке ИНН;
• неоплата госпошлины, когда она обязательна;
• подача в налоговую поддельных документов, недостоверных сведений и пр.

Уведомление об отказе тоже придет на емейл. Его можно оспорить в налоговой или суде. Но проще исправить ошибки, заплатить госпошлину и подать документы повторно.

Место прописки. Адрес регистрации ИП – это место его постоянной прописки. Если прописки нет, нужна хотя бы временная регистрация в городе, где подаем заявление. Если мы живем с временной пропиской в Тюмени, а постоянная регистрация в Ханты-Мансийске, открывать ИП нужно в ханты-мансийской налоговой.

Телефонный спам. В Р21001 нужно указать контактный номер телефона. Бывает, что сотрудники налоговой продают эти номера телефонов банкам, а те начинают спамить предпринимателям с предложением открыть РКО. Количество звонков может доходить до 50-70 в день. Есть два способа, как исключить этот риск:

• купить новую сим-карту и вписать ее номер в заявление. А потом игнорировать все звонки на него. Но тогда есть риск пропустить и важный звонок из налоговой.
• использовать Dokia – вместо личного номера, конструктор вставляет в заявление подменный. Все спам-звонки будут автоматически заблокированы, а в случае звонка из налоговой сервис переадресует его на настоящий номер.

Отсутствие гражданства РФ. Иностранным гражданам не запрещено открывать ИП, но есть кое-какие дополнительные требования. Например, все документы нужно перевести на русский язык, а перевод нотариально заверить. Еще нужно РВП или ВНЖ. И как минимум временная регистрация. В остальном процесс оформления такой же.

Правила переводов с расчетного счета

Переводы с расчетного счета на карту физическому лицу должны быть связаны с деятельностью вашего бизнеса и зафиксированы в документах

Еще важно верно описать назначение платежа, а в некоторых случаях — удержать налог

Как автодилер платит продавцам при выкупе авто

Цель перевода. Компании могут распоряжаться деньгами с расчетного счета, если платежи связаны с деятельностью их бизнеса. Например, ООО может перевести на карту зарплату, выплатить дивиденды, выдать заем, оплатить поставку товара или аренду.

Директор компании не может пользоваться деньгами с расчетного счета в личных целях. Например, он не может перевести с расчетного счета компании на свою дебетовую карту 40 000 ₽ и внести платеж по ипотеке. Но может воспользоваться деньгами бизнеса для похода в ресторан с инвесторами или покупки в офис чая и печенья для сотрудников.

Индивидуальный предприниматель может свободно выводить деньги на личную карту любого банка

Важно, чтобы данные отправителя-ИП в этой ситуации совпадали с данными получателя, то есть карта должна быть оформлена на имя предпринимателя

Про переводы со счета ИП на личную карту

Если же предприниматель переводит с расчетного счета на карту другого физлица, то, как и в случае с компанией, перевод должен быть связан с целями бизнеса.

Документальное оформление. Когда переводите деньги физическим лицам, нужно оформлять и хранить документы, связанные с переводом.

Документы может запросить банк и налоговая. К таким документам относятся:

1. Документ на заключение сделки. Например, договор или счет.
2. Документ по итогам сделки. Например, товарный чек или накладная.

Если у банка или налоговой возникнут вопросы по операции, вы сможете показать эти документы и быстро ответить на все вопросы.

Это правило не касается ситуаций, когда ИП переводит деньги на свою карту на личные расходы. Тут документы не нужны.

Другая ситуация — предприниматель выводит деньги на личную карту, чтобы с нее оплатить расходы бизнеса. Тогда ему понадобятся отчетные документы, чтобы подтвердить расходы для уменьшения налога на ОСН или УСН «Доходы минус расходы».

Когда ИП переводит со счета на карту другого физлица, документы нужно оформлять всегда.

Назначение платежа. Когда отправляете платеж, подробно опишите в назначении платежа, за что платите, по какому договору. Формулировки в назначении платежа должны совпадать с формулировками в договорах и актах.

Если назначение платежа не заполнено или заполнено неправильно, банк не сможет понять, что это за платеж, и будет вынужден задавать дополнительные вопросы или запрашивать документы.

Правильное заполнение назначения платежа важно и для налогового учета. Так налоговая инспекция определяет, должен предприниматель или компания заплатить налог или нет

Когда предприниматель выводит деньги на свою карту, он может написать так: «Перевод собственных средств» или «Перевод личных средств предпринимателя». Такие переводы не облагаются налогом.

С переводов физлицам без статуса ИП и самозанятого надо удержать НДФЛ. Налог на доходы физических лиц должны платить физлица почти со всех своих доходов. При переводе физлицу компания или ИП выступает налоговым агентом. Это значит, что они обязаны уплатить налог с этого перевода.

Как рассчитать и уплатить НДФЛ

Если предприниматель или компания не уплатит НДФЛ или перечислит не всю сумму налога, бизнес может получить штраф — от 20 до 40% неуплаченной суммы.

Штрафы за неуплату налога — ст. 122 НК РФ