Какие локальные документы должны быть в организации

Акт следует писать строго после выполнения юридических услуг, когда исполнитель их оказал, а заказчик имел возможность убедиться в том, что они сделаны в полном объеме и надлежащим образом. Не следует забывать о том, что именно этот документ становится основанием для производства окончательного расчета по договору, в том числе, если ранее была перечислена предоплата, детальнее об оформлении юридических актов можно ознакомиться по адресу https://aktinfo.ru

Если алгоритм действий в этом отношении будет отличаться от общепринятого, то в случае контрольных мероприятий, проводимых надзорными органами, это может привести к административному наказанию предприятия. При этом штраф может быть наложен как на саму организацию, так и на ее руководство.

Содержание формы

Итак, теперь рассмотрим содержание документа.

 Что необходимо включить.

Исключение или добавление ряда пунктов допускается исключительно в тех случаях, когда того требуют обстоятельства.

Определить коды ОКВЭД

ОКВЭД – это классификатор видов экономической деятельности. В нем каждому виду бизнеса присвоен свой код. Как минимум один такой код нужно указать при юридической регистрации ООО в качестве основного в заявлении Р11001. Дополнительных кодов можно указать сколько угодно: это не обязательно, но и не помешает. Потом всегда можно сменить коды – одни удалить, а другие добавить.

Основной код ОКВЭД – это код вида деятельности, который компания планирует преимущественно развивать. Допустим, мы открываем несколько сигаретных павильонов. Основной вид деятельности – торговля розничная табачными изделиями в специализированных магазинах, код 47.26 – его пишем в качестве основного.

Дополнительные коды ОКВЭД – это коды видов деятельности, которые компания планирует развивать, помимо основного. Допустим, кроме сигарет, в павильонах будут продаваться напитки. А еще в будущем мы планируем открыть алкомаркет и мебельный магазин. Значит, в качестве дополнительных видов деятельности мы укажем:

• код 47.11 – торговля розничная преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями в неспециализированных магазинах;
• код 47.25.1 – торговля розничная алкогольными напитками, включая пиво, в специализированных магазинах;
• код 47.59.1 – торговля розничная мебелью в специализированных магазинах.

Никаких ограничений в отношении количества дополнительных кодов, которые можно указать подаче документов на регистрацию ООО, в законе нет. Но лучше не указывать больше 20 кодов

Считается, что так делают фирмы-однодневки, а это лишнее внимание со стороны ФНС

Почему в кодах разное количество цифр? В классификаторе встречаются коды с количеством цифр от 2 до 6. В заявлении лучше указывать более общий, например 4-значный, код – тогда вы как бы охватите все виды деятельности, которые входят в группу с 5- и 6-значными кодами. То есть если мы укажем в форме Р11001 при регистрации ООО код 14.14 – производство нательного белья, то сразу охватим все виды белья, включая:

• 14.14.1 – производство трикотажного и вязаного нательного белья;
• 14.14.12 – производство маек и прочего трикотажного или вязаного нательного белья для мужчин или мальчиков;
• 14.14.3 – производство трикотажных или вязаных футболок, маек и прочих нижних рубашек и другие.

Как найти свои коды? Можно искать вручную в справочнике ОКВЭД 2: сначала найти нужный раздел, просмотреть все включенные в него коды и выбрать подходящие. А можно использовать конструктор Dokia. В нем работает автоматический поиск – он сам подбирает нужные коды по ключевым словам и вписывает их в заявление.

Структура документа

Помимо содержания, необходимо также, чтобы документ соответствовал установленной структуре. Она подразумевает под собой несколько частей:

1. Описательную. Здесь указывается основная информация о клиенте, включая его реквизиты, а также основные сведения о контрагенте. После идет указание той цели, ради которой проводится заключение и полный перечень всех предоставленных документов.В случаях, когда того требуют обстоятельства, в эту часть требуется включить абстрактное описание ситуации клиента. Это позволит лучше сформулировать цели, а также растолковать аспекты при передаче заключения.
2. Мотивировочную. В нее требуется внести позицию юриста, также комплексное видение ситуации с правовой и судебной точек зрения. Если рассмотреть отношение к этой части со стороны клиента, то заинтересованность в ней крайне низкая. Это обусловлено тем, что в первую очередь мотивировочная часть создается для юриста. Однако для клиента она полезна, если придется аргументировать полученную из заключения точку зрения в суде.
3. Результативную. Включает в себя выводы, которые следуют из обсуждаемого документа. Толкование производится обычным языком, который имеет широкое восприятие. Выводы соответствуют поставленным целям и напрямую вытекают из мотивировочной части.

Отклонение возможно только в особых обстоятельствах.

Как выбирать специалистов в юридическую службу? 

Прежде всего нужно понять, кого принимать на работу и на что обращать внимание. Для проверки знаний и практических навыков претендентов на должность вам понадобится помощь профессионального рекрутера или юриста

При этом вопросы, которые он будет задавать на собеседовании, должны быть вам разъяснены.

Мы рекомендуем задавать вопросы о видах исковых заявлений и сроках их подачи, об адресе суда, о действиях при проведении проверки, размерах штрафов по делам об административных правонарушениях и т.п. Также пусть претендент на должность расскажет, как учился и чем интересуется. Вы должны определить уровень знаний и кругозор человека. Обязательно выясните, выступал ли он публично. Если у кандидата нет такого навыка, он не сможет представлять ваши интересы в суде и перед иными государственными органами.

Имейте в виду: если претенденту прежде приходилось подавать много исков или работать с большим объемом документов, это еще не значит, что он профессионал. Количество не всегда равняется качеству. Вы должны понимать, что юрист призван решать стратегические и тактические правовые вопросы. Такой специалист, как снайпер, должен попадать в цель с первого раза, его действия должны быть аналогом точного выстрела: он собирает данные, оценивает обстановку и в нужный момент подает иск, чтобы выиграть дело

Иными словами, важно не количество составленных документов, а то, насколько эффективна и продуктивна деятельность юриста, как быстро она позволяет достичь нужного результата.

Оцените диплом претендента. Мы советуем отдавать предпочтение кандидатам, которые получили высшее образование в государственных вузах, так как их больше контролируют и у их выпускников похожая подготовка. Определите средний балл – он должен быть не ниже 4

Если средний балл ниже, можно обратить внимание на отметки по специальным предметам. Например, если вы владелец маленькой пилорамы, то вас должно заинтересовать знание претендентом таких предметов, как гражданское, трудовое и экологическое право

Знать на отлично уголовно-исполнительное право или криминалистику ему необязательно. В целом, на наш взгляд, принимать на работу лучше специалистов с гражданско-правовой или государственно-правовой специализацией. При этом можно присмотреться и к кандидату с уголовно-правовой специализацией, тем более если он некоторое время работал в системе правоохранительных органов: въедливость, скрупулезность и умение вести расследование всегда пригождаются.

Можно ли брать выпускников без опыта работы? Можно. И тут будет важно наличие у претендента аналитического склада ума и широкого кругозора, полученных знаний и навыков

С осторожностью следует рассматривать кандидатуры людей, которые долго не работали, либо работали, но не по специальности, либо учились заочно, работая по другой специальности.

А может, перейти на аутсорсинг?

Ответ на этот вопрос зависит от ваших предпочтений. Отметим только, что плюсами аутсорсинга являются: экономия денег, времени на оформление правоотношений, исключение проверок трудовой инспекции в случае конфликтов. Все это сыграет на руку руководителям малого и среднего бизнеса.

Обязательным условием договора аутсорсинга должно быть оказание вам услуг на вашем же предприятии, так как невозможность оперативно связаться с юристом может обернуться большими штрафами. При заключении договора с юридической фирмой почитайте отзывы о ней и ознакомьтесь с рекомендательными, благодарственными письмами и характеристиками; выясните, какова выручка компании, на каких клиентов она ориентирована, давно ли на рынке и как планирует себя позиционировать дальше; вела ли она громкие дела и какими были результаты. Внимательно изучите коммерческое предложение. Узнайте об образовании исполнителей, задайте вопросы об их кругозоре, знаниях и навыках.

Когда нужно учитывать мнение представительного органа работников?

Как уже было сказано, в некоторых случаях при принятии ЛНА работодатель должен учесть мнение представительного органа работников. Прежде всего это случаи, прямо установленные Трудовым кодексом. Но они могут быть установлены и другими федеральными законами, нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Итак, мнение представительного органа требуется при принятии ЛНА, устанавливающих:

• порядок проведения аттестации работников (ст. 81 ТК РФ);
• перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
• систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ);
• конкретные размеры повышения оплаты труда (ст. 147 ТК РФ);
• конкретные размеры повышения платы за работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
• введение, замену и пересмотр норм труда (ст. 162 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);
• формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей (ст. 196 ТК РФ);
• порядок применения вахтового метода (ст. 297 ТК РФ), в том числе возможность увеличения продолжительности вахты с одного до трех месяцев (ст. 299 ТК РФ).

На практике таких ЛНА обычно меньше, поскольку в одном акте могут быть объединены несколько случаев, требующих согласования с представительным органом, например, положение, устанавливающее систему оплаты труда, может включать в себя и конкретные размеры повышения оплаты труда, в том числе в ночное время.

Правила внутреннего трудового распорядка, которыми определяется в том числе режим труда и отдыха работников организации, также могут регламентировать вопросы, требующие согласования с профсоюзом, такие как введение и отмена режима неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели ранее срока, на который они были установлены (ст. 74 ТК РФ), привлечение к сверхурочной работе в случаях, не предусмотренных ст. 99 ТК РФ.

Обратите внимание, что в силу вышеперечисленных положений Трудового кодекса некоторые ЛНА требуется согласовывать не с представительным органом работников, а с выборным органом первичной профсоюзной организации, в частности ЛНА, устанавливающие разделение рабочего дня на части и порядок применения вахтового метода. В связи с этим возникает вопрос: как осуществляется согласование, если в организации есть профсоюз, а нет представительного органа работников (и наоборот)?. Отвечаем на поставленный вопрос: представлять интересы работников при согласовании ЛНА может и профсоюз, и иной представительный орган

И если выборный орган первичной профсоюзной организации отсутствует, интересы работников будет защищать иной представительный орган

Отвечаем на поставленный вопрос: представлять интересы работников при согласовании ЛНА может и профсоюз, и иной представительный орган. И если выборный орган первичной профсоюзной организации отсутствует, интересы работников будет защищать иной представительный орган.

Сразу возникает еще один вопрос: если в организации нет ни того, ни другого органа, должен ли работодатель предложить работникам его создать для согласования ЛНА?

Поскольку профсоюз является добровольным объединением, для его создания необходимо в первую очередь волеизъявление самих работников и иных лиц, которые могут быть членами профсоюза. Аналогичный подход применяется к созданию иного представительного органа работников. Кроме этого, Трудовой кодекс не содержит норм, устанавливающих обязанность работодателя по созданию представительных органов, как и норм, ограничивающих право работодателя издавать ЛНА при отсутствии в учреждении профсоюза или иного представительного органа работников.

Соответственно, если работниками организации не образован профсоюзный или иной представительный орган, все ЛНА работодатель принимает самостоятельно.

После регистрации. Оформить директора и сотрудников

Даже если ООО будет работать без сотрудников, нужно оформить хотя бы директора. Его оформляют как и любого другого работника: заключают трудовой договор и издают приказ о назначении. Те же действия нужно сделать при оформлении и других сотрудников. Например, если берете на работу бухгалтера.

Итак, вам необходимо.

1. Подписать трудовой договор. Его с директором оформляют бессрочно или на какой-то срок, учредители решают этот вопрос самостоятельно (). От имени фирмы договор подписывает один из учредителей или единственный собственник. Бывает, что он же и становится руководителем – тогда трудовой договор не нужен. Владелец фирмы не может заключать договоры сам с собой, в этом случае директор работает без договора (Письмо Минздрава России от 18 августа 2009 г. № 22-2-3199).
2. Издать приказ о назначении директора. Директор издает его сам на себя. Приказ можно составить в свободной форме или использовать унифицированную форму Т-1. Чтобы перестраховаться, издайте сразу два приказа. Так тоже можно.
3. Подать в ПФР форму СЗВ-ТД. Это форма, которую работодатель подает на сотрудника при приеме на работу в подтверждение сведений о трудовой деятельности. Ее нужно передать в Пенсионный фонд РФ не позднее дня, следующего за днем издания приказа.
4. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку. Это нужно сделать в течение недели после вступления директора в должность (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225).

Обычно регистрацию ООО в налоговой поручают избранному общим собранием директору. Если на это нет времени, регистрацию поручают профессиональным юристам. Они самостоятельно готовят и подают документы без участия учредителей и директора.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПОДЛЕЖАТ УТВЕРЖДЕНИЮ?

Перечень документов, нуждающихся в обязательном утверждении, должен содержаться во внутренних локальных нормативных актах (далее – ЛНА) конкретной организации. Например, таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если подобных ЛНА в вашей организации нет, то следует обратиться к специальной литературе по делопроизводству и общепринятой практике.

Если в ЛНА не установлено другое, то рекомендуется утверждать:

• акты (проверок, ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, приема-передачи дел, ликвидации и реорганизации организаций и т.д.);
• технические задания на проектирование и разработку объектов, технических сооружений, объектов капитального строительства, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских, технологических работ, разработку программного обеспечения и сайтов организаций и т.д.;
• шаблоны и формы документов, используемых в деятельности организации;
• методические инструкции и указания;
• правила, в том числе внутреннего трудового распорядка;
• инструкции по всем направлениям деятельности, в том числе должностные, по делопроизводству, охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности и т.д.;
• нормативы (трудовые и материальные);
• отчеты о производственной деятельности, командировках, проведении научно-исследовательских работ и т.д.;
• перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых форм и материалов с указанием сроков хранения и т.д.;
• планы строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, работ коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и т.д.), производственные, коммерческие и т.д.;
• графики производственные, рабочие, оперативные, процессов, выполнения работ и т.д.;
• расценки, тарифные ставки;
• сметы расходов;
• стандарты отраслевые, государственные;
• технические условия и нормали предприятия;
• структуру предприятия, штатное расписание, штатную численность;
• уставы организаций и коллегиальных органов;
• положения о подразделениях, о должностях;
• регламенты бизнес-процессов.

Приведенный перечень – примерный. Каждая организация вправе утверждать любые документы, если в этом есть необходимость.

Для грамотного обоснования утверждения нужно внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству. Кстати, этот документ также  следует утверждать!

Если по каким-либо причинам внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству невозможно или нецелесообразно, его можно утвердить и ввести в работу приказом организации.

В сфере делопроизводства нуждаются в утверждении:

• план работ отдела на год;
• положение о подразделении (канцелярии, документационном обеспечении управления, архиве и т.д.);
• номенклатура дел;
• акт приема-передачи дел;
• инструкция по делопроизводству.

Чем отличается утверждение от согласования?

Утверждение – это способ введения документа в действие, придания ему законной силы и распространения его действия на определенный круг лиц или организаций. Утверждение производит, как правило, первое лицо организации – директор или генеральный директор. Утверждать документ следует только после его подписания.

Согласование – это процесс проверки качества проекта документа, его своевременности, целесообразности, реальности выполнения, соответствия действующему законодательству и ЛНА организации. Документы согласуют специалисты или руководители соответствующих структурных подразделений в рамках своей компетенции. Порядок согласования различных видов документов также закрепляют документально: как правило, в инструкции по делопроизводству или в регламентах, описывающих бизнес-процессы. Согласовывать документ следует перед его подписанием.

Подобрать юридический адрес

Юридический адрес всегда указывают в заявлении на регистрацию ООО – он будет указан в ЕГРЮЛ как официальный адрес для переписки с компанией. Юридический адрес не всегда совпадает с фактическим адресом офиса фирмы. Помните: если налоговая или кто-то другой пришлет по этому адресу документы, то они будут считаться полученными.

В качестве почтового адреса для госрегистрации ООО обычно используют один из трех вариантов:

• адрес съемного офиса – его нужно подтвердить гарантийным письмом от собственника;
• адрес квартиры учредителя или директора;
• адрес массовой регистрации – обычно их покупают у посредников.

Обратите внимание: налоговая может признать юридический адрес, указанный при регистрации ООО, недостоверным (Постановление Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г. № 61)

Из-за этого фирму могут ликвидировать (). Есть специальный реестр адресов (pb.nalog.ru/), которые налоговая считает массовыми, – используйте его для проверки, если покупаете юридический адрес.

По закону заявители не обязаны как-то подтверждать юридический адрес, который указывают при государственной регистрации ООО. Но на деле лучше подготовить подтверждающие документы. Это проще, чем потом оспаривать отказ в суде или подавать документы повторно.

Если регистрируете фирму в месте нахождения съемного офиса, вам может потребоваться гарантийное письмо от собственника арендуемого помещения. В нем арендодатель обещает, что фирма получит офис в аренду сразу после открытия ООО и регистрации в ЕГРЮЛ. Письмо составляют в свободной форме. Используйте образец и подготовленный нами бланк, чтобы составить письмо самостоятельно.

Если регистрируете фирму в квартире директора или учредителя, вам потребуется выписка из ЕГРН. Она подтверждает право собственности на помещение. Проще всего заказать выписку на сайте Росреестра (rosreestr.gov.ru/wps/portal/p/cc_present/EGRN_1) за 300 руб.

Кроме того, если квартира принадлежит кому-то другому, лучше дополнительно получить согласие всех собственников. Иногда в налоговой его просят оформить нотариально. Уточните этот вопрос заранее.

Понятие и виды юридической техники

Юридическая техника представляет собой совокупность приемов, правил и способов по подготовке и оформлению юридических документов. Задача юридической техники в создании качественных как по содержанию, так и по внешней форме (оформлению) документов.

Профессионально подготовленные юридические документы есть условие эффективности правового регулирования.

Юридическую технику подразделяют на два вида.

Правотворческая техника — это система правил, приемов и средств по подготовке, составлению и оформлению нормативных правовых актов. Ее можно подразделить на законодательную, ведомственную, муниципальную и локальную.

Требования и приемы правотворческой техники в большинстве случаев совпадают. Между тем каждый вид нормотворческих документов имеет специфику по подготовке, проявляющуюся, например, в технологии создания концепции документа, его структуре, графическом оформлении и содержании, а также в приемах оформления сопроводительных документов.

Правоприменительная техника — это система правил и приемов по подготовке индивидуальных правовых актов. Ее можно подразделить в зависимости от типа правоприменения — судебная юридическая техника, адмнистративно-правовая и управленческая.

Значение юридической техники состоит в рационализировании правовой деятельности — правотворческой и правоприменительной.

Целью юридической техники является достижение ясности, простоты, экономичности изложения текста, стандартности и унифицированности языка юридических документов. Высококачественные нормативные правовые акты и правоприменительные документы есть основа эффективности правового регулирования.